esc.perform

Dieses webbasierte Tool entstand aus der Erkenntnis, dass es aufgrund der verschiedenen Systeme nur sehr schwer möglich ist, fundierte und aktuelle Zahlen aus den diversen Bereichen (Projekte, Gegenüberstellung Einnahmen/Ausgaben etc) zu erhalten.

Am Anfang bestand die Lösung lediglich aus einer Übersicht von allen Mitarbeitern mit den Infos wer jeden Monat wieviele Stunden aufgeschrieben hat - getrennt nach Kundenprojekten und internen Projekten. Lange Zeit wurden durch die Mitarbeiter immer wieder vergessen, Stunden aufzuschreiben, die Firma konnte dabei über die Jahre hinweg einige (nicht gerade wenige) Aufwände nicht verrechnen. Ausserdem verfälschte es den effektiven Aufwand der für die Projekte geleistet wurde.

In einem zweiten Ausbauschritt wurden die Abwesenheiten sowie die Pensen darüber verwaltet. Diese Daten flossen dann wiederum in die Arbeitszeitberechnung mit ein: Wenn also jemand 10 Tage Ferien eingegeben hatte, wurde diese ihm im entsprechenden Zeitraum von den aufzuschreibenden Stunden abgezogen.
Dies war bereits eine erhebliche Erleichterung für die Geschäftsleitung und erlaubte es, jederzeit einen aktuellen Überblick zu verschaffen, ohne erst stundenlang die Zahlen zusammenzutragen.

Bisher wurden allerdings immer nur die "nackten Zahlen" präsentiert. Als nächsten Schritt erfasste ich darum mit den Verantwortlichen die Ausgaben, die die Firma jeden Monat tätigte: Dazu gehören neben den Hauptposten mit den Löhnen auch die Mieten für die Büroräume und Parkplätze, Strom, Reinigungsfirma, Kaffee etc. Weiter erfassten wir die "statischen Einnahmen" wie die Hosting-Gebühren, die pro Jahr immer ungefähr gleich hoch ausfallen.

Mit diesen Infos konnte ich nun Reports erstellen, die die Ausgaben und Einnahmen gegenüberstellen. Freilich sind die Zahlen nicht 100% genau, da die Ausgaben nicht jeden Monat gleich hoch ausfallen (z.B. Stromrechnung nur jedes Quartal) und die verrechenbaren Stunden bei den Kunden Projekten je nach Aufwand nicht 1:1 verrechnet werden können. Dennoch gibt es einen guten Anhaltspunkt und bei wiederholten Kontrollen mit den "richtigen Zahlen" konnte jeweils nur eine recht kleine Abweichung festgestellt werden.

Seit 2016 müssen alle Mitarbeiter ihre Präsenzzeiten elektronisch erfassen. Diese Infos fliessen nun ebenfalls in das Tool mit ein; auf einer Seite werden die eingebuchten Zeitblöcke pro Mitarbeiter visuell dargestellt. Ausserdem wurde die Darstellung überarbeitet und optimiert so dass auf dem "Home" Screen nun alle wichtigen Daten in Form von Fortschrittsbalken bei jedem Mitarbeiter sichtbar sind. Mitarbeiter, die im definierten Zeitraum nicht arbeiten müssen (wegen Teilzeit-Pensum, Ferien, etc), werden inaktiv dargestellt. Mit einem Klick auf das Portrait werden die bisher durchgeführten (und aufgeschriebenen) Arbeiten des Mitarbeiters angezeigt.

Disclaimer: Dieses Projekt ist in weiten Teilen in meiner Freizeit entstanden und umgesetzt worden.